Drupal Day MV – Meine Erfahrungen als Mitorganisator

Anmerkung: Dieser Post erschien ursprünglich im PartMaster-Blog.

Am vergangenen Wochenende fand der Drupal Day MV statt. Ingo und Ralf haben recht ausführlich darüber berichtet. Das Echo der Teilnehmer war sehr positiv - im Gespräch vor Ort, auf Twitter und bei Xing. Vielen Dank dafür. Das lohnt all den Aufwand im Vorfeld (wir waren alle Ersttäter) und motiviert uns sehr, über eine Wiederholung des Abenteuers nachzudenken.

PartMaster war einer der Sponsoren und ich Teil des Organisatorenteams. Ich möchte hier ein paar Erfahrungen darstellen, die ich bei der Vorbereitung und Durchführung des Drupal Days gesammelt habe. Und Empfehlungen für Organisatoren zukünftiger Camps anhängen.

• Wenn Ihr Unterstützung durch andere Personen oder Institutionen braucht, dann sprecht mit ihnen so früh wie moglich. Es kann sein, das sie selbst auch (viel) Reaktionszeit brauchen.
• Allgemeiner: Wenn Ihr denkt "In 14 Tagen sollten wir ...", dann ist jetzt der genau richtige Zeitpunkt ;).
• Die offizielle Ankündigung sollte zwei Monate vor dem Event raus gehen. Dann sollte auch die Website mit "Call for Papers", "Call for Sponsors" und ein Ticketshop oder Registrierung live sein.
• Wenn es Euer erstes Mal ist, dann plant ausreichend Vorlaufzeit für die Teamfindung ein. Kommuniziert ausreichend mit einander. Wir hatten eine Mailingliste, ein Etherpad sowie 14-tägig abwechselnde Skype-Konferenz und Usergroup-Stammtisch.
• Robustes WLAN und gute Versorgung mit Getränken und Snacks sind die Basis für gute Stimmung und tolles Feedback.    Wir hatten mit Christiane und Britta eine sehr gute Wahl getroffen, konnten ein leckeres Buffet anbieten und waren besten versorgt.    Fürs WLAN hatten wir in Zusammenarbeit mit der Uni in jedem der Seminarräume und auf dem Flur einen Access Point aufgestellt.
• Wenn Ihr Sponsoren braucht, dann sprecht sie an. Eine Meldung "Sponsoren gesucht" reicht nicht aus.     Definiert Sponsoring-Pakete (Gold, Silber, etc.) und beschreibt, was Ihr den Sponsoren bieten wollt.
• Regionale Wirtschaftsorganisationen sowie Branchenverbände können für bessere Sichtbarkeit sorgen. Das hätten wir besser hinbekommen können.
• Twitter-Account (bei uns @drupal_mv) und passender Hash (#ddmv) kosten nix und fördern die Sichtbarkeit.
• Prüft Eure Terminpläne mit den regionalen und Community-Kalendern. Semesterferien verschaffen Platz an der Uni und in der Mensa, aber unter Umständen auch weniger Teilnehmer.
• Viele Teilnehmer kennen sich am Veranstaltungsort nicht aus. Bietet Adressen und Anfahrtskizzen für alle Treffpunkte und eine Auswahl an Übernachtungsmöglichkeiten an. Wir haben dafür ein paar Beiträge im Forum der Drupal Day-Website geschrieben.
• Wir hatten einen Flyer zum Event produziert, der alle wichtigen Informationen (Lageskizze aller wichtigen Treffpunkte, Vorstellung der Sponsoren, Zeitplan, Liste der Sessions, WLAN-Kennwörter, etc.) enthielt. Bester Zeitpunkt für den Druck: Vorabend ;).
• Sprecht mit Leuten, die das schon mal gemacht haben. Wir haben den Kontakt zu den Leuten von undpaul gesucht, die das Drupal 7 Sprint Camp organisiert haben, und erhielten wertvolle Tipps zu Budget und Finanzierung eines solchen Events.

Dieser Drupal Day war eine erstklassige teambildende Maßnahme für unsere Drupal User Group und ich hatte einen Riesenspaß mit den Mitorganisatoren. Eine solche Aktion ich anderen User Groups nur empfehlen!